Proses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya. Proses komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya). Proses komunikasi, banyak melalui perkembangan.
Proses komunikasi dapat terjadi apabila ada interaksi antar manusia dan ada penyampaian pesan untuk mewujudkan motif komunikasi.
Tahapan proses komunikasi adalah sebagai berikut :
1. Penginterprestasian
Hal yang diinterpretasikan adalah motif komunikasi, terjadi dalam diri komunikator. Artinya, proses komunikasi tahap pertama bermula sejak motif komunikasi muncul hingga akal budi komunikator berhasil menginterpretasikan apa yang ia pikir dan rasakan ke dalam pesan (masih abstrak). Proses penerjemahan motif komunikasi ke dalam pesan disebut interpreting.
2. Penyandian
Tahap ini masih ada dalam komunikator dari pesan yang bersifat abstrak berhasil diwujudkan oleh akal budi manusia ke dalam lambang komunikasi. Tahap ini disebut encoding, akal budi manusia berfungsi sebagai encorder, alat penyandi: merubah pesan abstrak menjadi konkret.
3. Pengiriman
Proses ini terjadi ketika komunikator melakukan tindakan komunikasi, mengirim lambang komunikasi dengan peralatan jasmaniah yang disebut transmitter, alat pengirim pesan.
4. Perjalanan
Tahapan ini terjadi antara komunikator dan komunikan, sejak pesan dikirim hingga pesan diterima oleh komunikan.
5. Penerimaan
Tahapan ini ditandai dengan diterimanya lambang komunikasi melalui peralatan jasmaniah komunikan.
Tahap ini terjadi pada diri komunikan sejak lambang komunikasi diterima melalui peralatan yang berfungsi sebagai receiver hingga akal budinya berhasil menguraikannya (decoding).
Kegiatan Komunikasi Dalam Perusahaan
Dalam kehidupan organisasi, baik dalam bentuk organisasi perusahaan yang berorientasi laba maupun organisasi kemasyarakatan, kerjasama para anggota didalamnya mutlak diperlukan. Tujuan yang ingin dicapai, strategi yang akan dijalankan, keputusan yang akan dilaksanakan, rencana yang harus direalisasikan, serta program kerja yang harus diselenggarakan, semua memerlukan hubungan serta kerjasama yang baik antar personal maupun kelompok. Maka, setiap individu dalam organisasi perlu berhubungan dan berkomunikasi secara baik, sehingga tujuan yang ditetapkan dapat tercapai secara efektif dan efisien. Komunikasi dalam sebuah organisasi perusahaan biasanya terjadi dalam dua kontek, yaitu komunikasi yang terjadi di dalam perusahaan (internal communication) dan komunikasi yang terjadi diluar perusahaan (external communication). Di dalam komunikasi internal, baik secara vertical, horizontal, maupun diagonal sering terjadi kesulitan yang menyebabkan terjadinya ketidaklancaran komunikasi atau dengan kata lain terjadi miss komunikasi. Kesulitan ini terjadi dikarenakan adanya kesalahpahaman, adanya sifat psikologis seperti egois, kurangnya keterbukaan antar pegawai, adanya perasaan tertekan dan sebagainya, sehingga menyebabkan komunikasi tidak efektif dan pada akhirnya tujuan organisasi pun sulit untuk dicapai.
Cara Berkomunikasi dalam perusahaan
I. Berkomunikasi dengan Orang yang Bekerja untuk Anda
Kemampuan suatu karyawan untuk berhubungan dengan orang yang melaporkan hal-hal yang krusial untuk kesuksesan karyawan itu sendiri dalam perusahaan. Karayawan bertanggungjawab untuk menghasilkan yang paling baik dalam bekerja.
- Informasi tentang bagaimana menyelesaikan pekerjaannya dengan baik.
- Informasi tentang perusahaan.
- Penjelasan tentang proyek-proyek tim dan bagaimana proyrk-proyek tim berhubungan dengan tujuan-tujuan organisasi.
- Umpan-balik konstruktif tentang kinerja.
- Satu kadar kemandirian.
- Penghargaan ketika mereka mendapatkannya dan tanpa meminta.
- Kesan ikut memiliki.
- Cara Mengembangkan Otorisasi
II. Berkomunikasi dengan Atasan
Ketika ingin berkomunikasi secara efektif dengan sesorang yang mempunyai tanggungjawab dan posisi yang lebih tinggi didalam organisasi, mulailah dengan mengambil petunjuk-petunjuk dari praktek yang mapan. Kalau atasan benar-benar mempunyai pintu yang terbuka, maka pergunakanlah itu. Kalau tidak, pelajarilah cara yang bisa diterima untuk mendekatinya.
Apa yang Harus Katakan ?
Komunikasi dengan atasan sebaiknya lebih formal dibanding komunikasi dengan orang lain. berkomunikasi tentang persoalan-persoalan berikut ini dengan atasan yaitu :
- Informasi yang secara langsung melayani tugas-tugas pembuatan keputusan.
- Ide-ide tentang proyek-proyek spesifik.
- Keluhan-keluhan dan masalah-masalah penting yang akan menguntungkan dari perhatian atasan.
- Usulan-usulan yang dipikirkan dengan baik untuk memperbaiki prosedur-prosedur.
- Informasi laporan yang mapan.
- Hindarilah berkomunikasi tentang persoalan-persoalan lain yang tidak mempengaruhi kinerja, seperti hubungan pribadi.
