perencanaan pesan-pesan bisnis

A. PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI

Proses komposisi (Composition Proses) Penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang composer. Dia harus merencanakan lagu apa yang akan dibuat dan menentukan bentuk arasemen dan personil kelompok yang akan mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka harus melakukan latihan dan uji ulang atau revisi-revisi yang diperlukan,sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak didengar dan mudah dicerna para penggemar. Demikian halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap yaitu perencanaan,pengorganisasian, dan revisi.

1. Perencanaan
Dalam fase perencanaan,dirancang hal-hal yang cukup mendasar seperti, maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, dana saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan. Disamping itu intonasi juga perlu diatur, apakah melemah, mendatar, atau meninggi. Yang penting adalah menyiasati situasi yang ada sehingga tujuan yang dikehendaki dapat tercapai.

2. Pengorganisasian
Setelah tahap perencanaan, tahap berikut adalah mengorganisasikan ide-ide dn selajutnya dituangkan dalam bentuk draf. Proses ini dimulai dengan merangakai kata, kalimat, pragraf dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya.

3. Revisi
Setelah ide-ide dituangkan dalam kata-kata,kalimat maupun paragraph, perhatikan apakah kata-kata, kaliamat dan paragraph tersebut telah diekspresikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur, kalimat yang digunakan dan bagaimana tingkat pemahamannya.





B. PENENTU TUJUAN
Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud dan tujuan komunikasi. Seorang komunikator tentunya ingin menjaga nama baik dihadapan audiens, sekaligus menghasilkan sesuatu yang baik bagi organisasinya.
Secara umum pesan bisnis bertujuan untuk menjaga good will perusahaan dimana audience atau untuk menciptakan impresi yang menyenangkan.
Tujuan pesan haru dinyatakan dengan jelas, karena pengirim pesan berharap bahwa audience memahami apa ide pokok yang akan disampaikan.

Tujuan Komunikasi bisnis adalah :
A. memberi informasi
B. melakukan persuasi
C. melakukan kolaborasi

a. Memberi Informasi
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain
b. Melakukan persuasi
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Hal ini sering dilakukan terutama yang berkaitan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis. Untuk dapat memperoleh hasil yang optimal dalam bernegosiasi, setiap perlu memahami prinsip win-win solution. Artinya kedua belah pihak yang terlibat dalam negosiasi tersebut saling memeperoleh manfaat tanpa mersa harus ada yang dikorbankan atau gagal.
c. Melakukan kolaborasi
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis anatara seseorang dengan orang lain. Melakukan jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestic Maupin perusahaan asing





C. ANALISISI AUDIENS
Bila suatu komunikasi telah memilki maksud dan tujuan yang jelas langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi.
1. Cara mengembangkan profit audiens
Mengembangkan suatu profit audiens boleh dikatakan gampang-gampang suasah. Gampang, jika lawan komunikasi dalah seseorang yang sudah dikenal dengan baik. Penetuan profit audiens dalam hali ini tidak akan mengalami kesulitan karena yang menjadi audiens adalah orang-orang yang sudah dikenal dengan baik. Akan tetapi, semuanya akan menjadi sulit jika yang menjadi audiensnya adlah orang-orang yang sama sekali belum dikenal.

D PENETUAN IDE POKOK

Setiap pesan bisnis, apakah sederhana atau kompleks pasti akan mengacu pada suatu ode pokok.
Ada beberapa cara untuk menentukan ide pokok :
a. Brainsstorming, yaitu suatu cara menentukan ide pokok dengan membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide pokok.
b. Petunjuk atasan, yaitu meminta petunjuk atasan artinya kita tinggal melaksanakan apa yang diberikan oleh atasan.
c. Kebiasaan, yaitu kita menentukan ide pokok berdasarkan kebiasaan atau pengalaman pada situasi yang relatif sama.


D. PEMILIHAN SALURAN ATAU MEDIA
Penyajian informasi rutin kepada audience yang telah dikenal akan menggunakan kata-kata yang singkat, sedangkan pesan yang kompleks, negative, dan controversial, penyampaiannya akan membutuhkan waktu yang lebih lama.
Jenis saluran Komunikasi yang digunakan dan Alternarif Media.
Saluran Media
a. Lisan Percakapan langsung, telepon, interview, pertemuan kecil, seminar, workshop, program pelatihan, pidato, presentase.
b. Tertulis Surat, memo, laporan, proposal
c. Elektronik Fax, E-Mail, Voice mail, teleconference, video conference.